Bu soruya cevap vermeden önce;

• Fotokopi ve yazıcılarınızdan bir kopya/baskının maliyetini biliyor musunuz?
• Tüketim malzemelerinin ömrü ne kadardır? Fiyatı ne kadar?
• Yedek parçalar ne zaman değişmeli? Şu anki fiyatı nedir?
• Servis söyledi ama, parçanın değişmesi gerekiyor mu?
• Yıllık bakım anlaşması yapmak gerekli mi?
• Makinenin garantisi var mı? Ne zaman bitiyor?
• Değişmesi gereken her parça garantiye girer mi?

Sorularını kendi kendimize sormalıyız.Bu sorular çoğaltılabilir.

Satın alma görevlisi genel olarak bu sorular ve sorunlarla uğraşır, zamanını verir, yazışmalar yapar, doğruluklarını kontrol eder, kısacası bir sürü prosedür uygularlar. Bu sayılan işlemleri yaparak makinelerin çalışması sağlanır. Makinenin ömrü boyunca işletim maliyetlerini, çekilen fotokopi ve baskı adedine bölerek bir sayfanın maliyeti bulunur. Ancak, kullandığınız veya yeni aldığınız, almayı düşündüğünüz makinenin baskı birim fiyatı ne kadardır? Bu makineye aylık, yıllık veya ömrü boyunca ne kadar bedel ödenecek? Bu soruların cevabı belli değildir.

Bütün bu soruların cevabının kesin ve net olması için; her türlü tüketim malzemesi, yedek parça ile servis ve bakım giderlerini kapsayan sayfa birim maliyetini bilmeniz gerekmektedir.

KOPYA BAŞI ANLAŞMA SİZE NELER SAĞLAR?

• Her bir sayfanın maliyetini bilirsiniz.
• Gizli ve sürpriz maliyetlerden kurtulursunuz.
• Aylık, yıllık baskı giderlerinizi net olarak bilirsiniz.
• Satın alma ve prosedürlerinden kurtulursunuz.
• Stok maliyeti ve kontrolünden kurtulursunuz.
• Malzemeyi önce öde sonra kullan yerine, önce kullan sonda öde şekli gelir.
• Bir sürü fatura yerine ayda bir fatura ile muhasebe işleri rahatlar.

Bunların yerine, kopya başı anlaşma ile dikkat edeceğiniz tek şey makinelerin verimli çalışıp çalışmadığının kontrolüdür.Bütün satın alma ve muhasebe işlemlerini bir kenara bırakıp düşürülen maliyetle asli işinize daha fazla zaman ayırırsınız.

KOPYA BAŞI ANLAŞMA NASIL UYGULANIR?

Kopya başı anlaşma; bir kopya ve yazdırma için sabit ücretle yapılan anlaşma demektir.

• Satın aldığınız bir makineye işletim maliyetlerini kapsayacak şekilde yapılan anlaşmadır.
• Satın alma yerine, kiraladığınız makine ve işletim maliyetleri dahil edilerek yapılan anlaşma şekli.

Bu anlaşma şeklini biraz daha açarsak;

Kopya başı anlaşma şeklinde, müşteri makineyi satın almıştır veya satın alır.Ancak aldıktan sonraki işletim ile ilgili maliyetleri devam edeceğinden bu maliyetlerinin kopya/baskı birim fiyatı şeklinde uzun yılları (2 yıl, 3 yıl, 4 yıl 5 yıl) kapsayacak şekilde sabitlenmesidir. Bu durumda müşteri ,sadece alacağı hizmeti ve bunun karşılığında ödeyeceği maliyeti bilmektedir. Gizli, sürpriz maliyetlerden kurtulmakta, satın alma için harcanan zaman, yazışma, telefon giderlerinden, birden çok faturalardan, prosedürlerden kurtulmakta ayda sadece bir fatura işlemi yapmaktadır. Bu anlaşmaya göre, fotokopi ve yazıcının düzgün çalışması için gerekli her türlü tüketim malzemesi(toner, drum, developer v.s.),her türlü yedek parça ile yapılan servis ve bakım giderleri Ekin Büro Makineleri tarafından ücretsiz karşılanır.

Bu konuda detaylı bilgi edinmeniz için Ekin Büro Makineleri aradığınızda ilgili personelimiz sizlere yardımcı olacaktır. Bu anlatılan kopya başı anlaşma şekillerinden birisini tercih ettiğinizde, yapılacak anlaşma ile her ayın sonunda alınacak kopya/baskı adetleri ile sözleşmede yazılı bedelin çarpımı ile elde edilecek tutar fatura edilir. Bu fatura; anlaşma gereği, ay içinde müşteriye sunulan her türlü tüketim malzemeleri, her türlü yedek parça ile yapılan servis ve bakım giderlerinin sınırsız kullanım karşılığıdır.